「都升級為第三級警戒,公司員工認為要停止上班,這樣對嗎?」

「疫情那麼嚴重,我們公司應該也要分流上班嗎?」

「員工去過確診者足跡的地方,他要在家自主健康管理,公司要不要給薪?」

這幾天疫情爆發,許多客戶老闆和人資,不斷詢問類似的問題,能感覺到他們承受了巨大的壓力,甚至有點亂了方寸。明明政府已不斷地、明確地宣導重申一些措施及規定,但為什麼還是有很多公司人資會手足無措呢?

疫情瞬息萬變,企業面臨的問題,不只是第幾級警戒的防疫措施、分流在家工作、防疫照顧假等這些內部的預防性措施而已,還可能會發生員工、客戶和廠商被匡列、居家隔離、確診,甚至如果宣布第四級等更棘手的問題,然而這些問題都不是公司人資管理部門過去有過的經驗,特別是中小型企業,對這些問題的緊急應變處理能力會更薄弱。

人資部門必須先站穩立場

首先必須強調的是:人資部門必須先站穩立場!這裡所謂的立場是指要站在公司的角度,在符合政府相關規定的前提下,提出並執行「合法、合情、合理」的處理方案。面對突如其來的疫情,影響是一定有的,但這不是公司經營管理不善,也不是員工不努力工作,不能歸責於勞資任一方,是勞資雙方要共同承受、互相體諒去渡過。人資部門要站穩這樣的立場,也必須自己要很清楚政府相關的規定,並正確地解讀,才能冷靜且平和地向公司同仁說明。

我發現有一些人資此時都很害怕,擔心疫情影響自己,反而過度以員工的立場去解讀政府的規定。我不是說以員工的立場是不對的,疫情爆發讓員工會緊張不安是人之常情,人資部門應該要站穩立場,才能穩定公司內部的人心,千萬不要成為公司內部恐慌的製造來源!

公司內部問題的處理作為

疫情期間,公司內部都有一些必要的防疫措施,這裡提出幾項建議:

  1. 分流上班不是硬性強制

公司如果具備讓員工在家工作的設備條件,當然最好是進行分流,但如果不具備或是員工沒有或不願意使用自己家裡的電腦,這樣就不必勉強做分流。再則,不是每個部門都適合分流在家工作,生產製造、運輸物流等相關部門很難做到分流上班,如果不是全部部門都進行分流,就要在公平性和對公司營運影響之間做取捨。分流不是休假,還是要工作!如果公司實施分流上班,即使工作效率和成果降低,在家工作的員工的薪資照常要給。

  1. 防疫措施自我升級

公司內部採取更嚴格的防疫措施,相信能讓公司員工更安心。例如,上班時應該要全程戴口罩,特別是密閉空間的冷氣辦公處所。另外,要每日掌握全公司人員及其同住親友的健康狀況。

  1. 疫情訊息及處理措施之統一發布機制

公司群組會不時出現同仁轉貼很多疫情訊息和意見,雖然都是出自好意,但疫情訊息瞬息萬變,也常有錯誤的資訊,這樣會造成無謂的恐慌。因此可以規定:疫情期間應由某一單位或人員統一發布相關訊息。

  1. 請假處理以政府規定為準

針對疫情相關的請假及給薪標準,政府都已有明確的規定,實務上會碰到二種較多爭議的請假狀況:

  • 有接觸確診者或去過確診者足跡的員工,只要沒有被政府通知篩檢、集中隔離,僅需要自主健康管理或自我健康監測時,還是要上班的,如果員工要自行居家休養隔離,視狀況可請病假、事假或特休。如果是因公而接觸過確診者,或是公司主動要求其居家隔離,應照常給薪。
  • 如因政府公告或要求停止營業而不能上班,公司可以不給薪。如果是公司以疫情影響或防疫為由,主動要求員工不上班時,還是要給薪;這種狀況應該要做好勞資溝通協議,可討論以特休或其他方式來減少對公司和員工的影響。

不同疫情狀況的處理作為

一旦公司員工、客戶或廠商發生被匡列、篩檢、集中隔離,甚至確診,即使政府三申五令不能洩漏,但實際上政府的公告還沒出來之前,訊息一定很快傳開來,內部的恐慌隨即而至,外部的詢問蜂擁而來!面對這樣內外部的緊急狀況,人資管理部門該如何處理呢?

  1. 所有關於疫情的訊息必須以政府公告為準,尤其是個人的資料與隱私必須保護,絕對不能對外洩漏。(此點必須讓公司同仁清楚,以免觸法。)
  2. 如果是被匡列或接觸過確診者,只要沒有篩檢確診或被集中檢疫隔離,都可以正常上班,確實做好後續的自我健康監測和防疫措施。
  3. 如果獲知員工確診,公司應立即採取相應的消毒和應變措施,並進行內部接觸調查,必要時有密集接觸的同仁應請先居家隔離,等待配合政府部門後續的疫調指示。此時亦應告知所有員工,在政府公告之前,不得向外洩漏確診者個資,以免觸法,如有外部詢問,由公司統一對外說明。(這不是隱瞞,而是政府的規定,但政府的檢疫確診到公告需要二天以上,公司不可能等到政府公告之後才採取措施。)
  4. 對確診的員工和其家人要以「同理心」對待,務必保護其個資和隱私,免於受到其他同仁及外部人員的歧視霸凌,在其休養治療到復職期間,公司可提供必要的協助。
  5.  如果政府宣布公告停業(包括第四級警戒),公司可以不給薪(休息日、例假日和國定假日仍要給薪),公司及員工的收入都銳減之下,此時公司如有能力,可以規劃一些協助員工財務的方案,例如提前預支薪資、提前發放獎金分紅、提供基本保障的月薪等等。

總體而言,在疫情期間,人資部門面對內部和外部的詢問或質疑,必須有很清晰且正確的觀念及立場,一切都要以政府公布的規定和訊息為準,用平常心和同理心去處理,這樣才能做到「讓內部安定、讓外部安心」!