最近很多客戶和人資夥伴詢問:勞動事件法實施後,要如何因應的具體作法。相信大家都研讀過勞動事件法所有條例,甚至逐字逐句地推敲,但如何不違法又能符合公司管理和現實狀況,實務的具體做法?這才是大家真正關心的重點。

為何這個法律會引起廣泛的討論和關注?其實說穿了,就是還有一些企業目前的作法是不符合勞動事件法的規定。去年六月行政院剛通過勞動事件法草案時,我已先提出 《勞動事件法》通過對公司人事管理有哪些影響?實務上又該如何因應? 】一文,在今年八月宣布勞動事件法於109 年1月1日正式實施時,再次提出 《勞動事件法》對公司管理實務的三大影響 的看法,現在再更深入地提出個人的具體建議。

首先要提一個概念:勞動事件法的前提基本上是有勞資爭議情事發生。因此,如何避免勞資爭議才是根本之道。之前提過勞動事件法對企業管理的三大影響:第35、37和38條,其中第35條講的是雇主必須備置及提出勞資爭議請求事件之書面資料,這點早已在相關勞動法規及勞動檢查中有嚴格的規定要求,應該沒什麼爭議。第37條說的是「工資」的認定,雖然相關法規也有明確的規定,但實際上仍然有不少企業的薪資制度結構有待改善。第38條是影響最大的,講的是「加班」的認定,這點在【《勞動事件法》對公司管理實務的三大影響 》】中有較明確的說明和建議。

遵法守法是無庸置疑,問題是企業經營有其現實的需求和考量,對企業而言,勞動事件法的規定其實也不是新規定,只是要讓勞基法的規定更加落實執行。我先講幾個現實存在的幾個作法,以負面表列的方式,提醒大家有哪些事不要做:

一、誤用「責任制」:

勞基法第84條之1所列的工作者才是責任制,其他的都不能用責任制。很多公司的高階主管和業務人員都會說是責任制,有一些專案工作被認為是責任制,就是要把工作做到好為止。基本上這些大部分都不算責任制。不是責任制就必須跟一般員工一樣,上下班要打卡、超時工作要給加班費等。實務上這些高階主管和業務是責任制是多年來的慣例、不打卡是一種榮譽尊重的象徵等原因,好吧,就算這些所謂的責任制人員有自覺不會要求加班費,但問題是現在規定這些人就是要打卡啊,這立馬有二個問題要解決:

  • 要求這些原本不打卡的人打卡!?這些人在公司都有一定的重要性,也習慣不打卡了,要如何讓他們乖乖照規定打卡?從另一個管理角度,打卡只要幾秒鐘,有很困難嗎?如果連打卡這種小事都不能要求做到,相信這公司在其他管理方面也應該有問題吧!最好的方式是高層主管帶頭做,並宣示這是公司的規定,不要為難小人資。(未備置出勤紀錄的罰款公定價是九萬元起跳)
  • 業務人員要先進公司打卡再去拜訪客戶,下班還要回公司打卡下班,這樣浪費很多寶貴時間,可能嗎?當然可能啊!現在科技很發達,手機APP打卡已是很普遍,相關的打卡定位和權限管理都是系統的基本功能了,而且價錢也比買傳統的感應刷卡機便宜許多。

二、打卡記錄造假:

有些公司會先要求打下班卡再加班工作,如果這樣做有真正計算足夠的加班費,也沒有強迫員工加班,就純粹是超時加班的問題,但如果沒給足加班費,那就是嚴重違法了。也有公司會買能夠自動竄改調整打卡紀錄的資訊系統,坦白說,用這樣的系統騙得了勞檢員,騙得了員工嗎?我在上課時常說:所謂的勞資爭議就是勞資雙方有一方不滿,只要雙方都協商認同,就不會有勞資爭議。但夜路走多了,遲早還是會遇到鬼的。

三、加班用底薪,請假扣薪用全薪:

幾乎每家公司都有薪資結構,然只要是因工作而獲得的報酬,且經常性給予的,不管是用什麼名稱,勞基法施行細則第10條規定以外的都算是「工資」。只要每個月都會給的薪資項目,不管金額是否會變動,都算是經常性給予的「工資」,這是常發生爭議的重點。如果依照法令,最好的薪資結構就是只有一個「全薪」,而實務上公司為了某些管理需求,會拆分幾項薪資項目,但從員工的角度,不管公司如何拆分項目,在意的是「全薪」。有些公司在請假扣薪時用全薪,計算加班時只用底薪,這是明顯不合法且不合理,特別是一些低階主管,他的底薪跟資深員工差不多,甚至更低,只是多了主管津貼,如果加班只用底薪計算,就會產生主管加班的加班費比下屬還低的不合理現象,如果你是這樣的主管,會做何感想呢?

企業經營有成本的壓力是必然的,但這不是短給薪資及加班費的理由,還是有很多薪資福利很好的公司。經常聽一些中小企業老闆朋友談到經營成本的壓力和管理員工的無奈,我都會給他們這樣的思考方向:

如果你公司現在的成本狀況是:薪資+加班費70%+獎金20%+福利10%,但薪資有部分未給足的違法之處,必須先確保合法,調整成薪資+加班費80%+獎金15%+福利5%。然法令未規定的獎金和福利,則視公司經營需要來制定,多給或少給自己決定承擔,但起碼能確保是合法的,不必成天擔心被員工檢舉,能專注在更重要的工作。

即使公司都遵照勞基法相關規定,仍然會有一些管理的困擾,例如勞動事件法第38條談到的「加班」的認定是以打卡紀錄為準,這對公司管理的實務執行會有相當的難度,我在 《勞動事件法》對公司管理實務的三大影響 中提到:可設定合理的彈性上下班打卡時間。有客戶問我:即使有了勞資協商同意的彈性上下班打卡時間,要如何要求員工落實執行?通常會問這樣的問題的人,大部分是資淺的人資人員或不想承擔管理責任的主管!年資相對資淺的人資,要去面對一堆資深的同仁,除了自己的溝通協調能力要強之外,更需要的是上級主管的行動支持(不是精神上或口頭支持而已),這裡說的主管,不只是人資管理部門主管,各部門主管也是,你本來就要關心所屬人員的上下班出勤狀況,這是你的管理職責之一,如果連你自己都管不好下屬的打卡紀律,如何要求人資人員去做好呢?所以打卡紀律是要靠部門主管、人資部門和員工共同來維繫的!至於在彈性打卡時間以外的異常,必須有耐心的逐一處理,不要一紙宣導公告就了事,員工打卡異常肯定有他的理由,外面下雨、塞車、等接小孩、工作只剩一點點……,一旦發現不符規定時,要立即先予以柔性勸說糾正,如果放任不處理,就等於公司默認這樣的打卡異常行為,就要按照勞動事件法的加班認定標準了!

勞動事件法不是惡法,用平常心看待,公司管理部門在落實執行相關法令時,如何以合理合情的柔性方式推展,避免公司管理陷於不合法的風險之中,是各級管理人員的職責所在,習慣了就成自然!