「勞動事件法」將於109年1月1日起正式實施,我早在去年六月行政院通過此草案時,已提出了【勞動事件法》通過對公司人事管理有何影響?實務上又該如何因應? 】一文,這幾天一些客戶和人資夥伴們也詢問該如因應。從勞資和諧的角度,其實勞動事件法是良善的、正向的、積極的法律,簡單地說,透過勞工訴訟地點選擇、費用減免、法官介入勞資爭議調解等,可以讓勞資爭議糾紛更加速獲得應有的處理。我們在談勞動事件法的影響和因應之前,應該先要做好如何避免勞資爭議,才是治本之道。相信經過這幾年,絕大多數公司都是遵照勞基法相關法令,不需要弄得風聲鶴唳、草木皆兵!

若一旦發生了勞資爭議糾紛,根據我協助客戶進行勞資爭議調解的經驗,實務上勞資爭議調解的案件,絕大多數都是資方有若干明顯違法的情事,而調解的結果通常只是補償金額多寡的差別而已。關於勞資爭議調解的相關注意事項和實務做法,可參考我過去的幾個勞資爭議案例處理文章。未來在勞資爭議調解程序裡,因可能有法官的介入,資方要硬凹拖延的機會將會更少,當然說謊造假更可能帶來相關的刑事責任。

雖說完全遵照勞基法的公司不必太擔心「勞動事件法」,但我認為「勞動事件法」對企業人資管理實際作業有三項較大的影響,還是要有未雨綢繆的必要作為,讓公司的管理更臻完善。

第35條 勞工請求之事件,雇主就其依法令應備置之文書,有提出之義務。

在勞資爭議的實務上,勞工請求之事項幾乎都是跟錢有關的,包括加班費未給足、特休未給足、勞健保高薪低報、資遣費認定與計算、薪資計算標準等,現明文規定資方必須提出這些請求項目的「書面」資料,實務上這些資料包括每日出勤記錄、加班單、請休假單、薪資單等等。且勞基法相關法令都有針對這些資料的規定,例如出勤資料必須保存至少五年、勞退6%提撥金額、當月薪資計算明細、當年特休狀況等,必須揭示給員工知道等等。總而言之,口說無憑,以文字書面資料為準!

目前還有很多中小企業仍以人工方式進行上述的人資管理作業,除了費時費工外,還要保留龐大的紙本資料,繁重的工作負荷自不在話下。

第37條 勞工與雇主間關於工資之爭執,經證明勞工本於勞動關係自雇主所受領之給付,推定為勞工因工作而獲得之報酬。

這條是在說「工資」的認定。大家都清楚:經常性給予的,不論是用何種名稱,都屬於「工資」。然工資涉及到加班費、特休補償、勞保投保金額、退休金和資遣費等計算,一些企業會用薪資項目名稱來規避,以節省成本。我曾經看過一些客戶的薪資結構,出現「預發年終獎金」、「預發退休金」這類的薪資項目名稱,未來這種玩文字遊戲的做法,更難被認同接受。還有加算時只用底薪,扣錢時用全薪等類似的作法,我常跟客戶勸說:中小企業的規模不大,薪資結構規劃越簡單越好,如果能只用一個「全薪」計算,當然是最好的了,也不要為了節省一個員工一個月幾百元的勞健保,整天還提心吊膽,擔心員工去檢舉,專注在公司業務和管理才是永續經營之道。

第38條 出勤紀錄內記載之勞工出勤時間,推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。

這條是我認為影響層面最大的!簡單地說,出勤時間認定就是以打卡/簽到時間為準!幾乎每家公司都有加班申請的規定,有提出加班申請且經主管核准才算加班,沒提出申請的就不算加班。從公司管理的角度,這樣的規定作法其實是很合情合理,但相信大部分公司的老闆、主管和人資夥伴,看到這樣的規定會跳腳吧。我猜想政府會有這樣的規定,是因為有少數公司以這種內部規定來規避員工有加班事實,但不給加班費。仔細想想:公司的很多規定,不就是因為有某個人或少數人,做了原來規定以外的不當行為而增設的嗎?所以要怪就怪那些少數的公司,不要罵政府囉。

既然有了這條規定,公司人資作業該如何因應呢?如果以員工實際打卡簽到時間為準,那不是天天都要計算加班費,連幾分鐘也要算加班嗎?所以員工上班打卡必須打得很準,八點上班就只能打八點整,不能提前打卡,打晚了一秒鐘要算遲到?下班時下大雨、塞車,員工不能在公司多停留,必須準時打卡下班?政府這條規定不就是不食人間煙火的爛規定嗎?

其實在法律之外,還是要兼顧合情合理的實際面,只要是合情合理的,相信勞工單位和法官不至於吹毛求疵、雞蛋裡挑骨頭。OK~面對這條款,怎樣做才是合情又合理的打卡規定?(千萬不要去竄改員工的出勤記錄,市面上有軟體系統強調可以自動竄改出勤記錄。)

在此,我有個可行的建議作法:

我們都知道勞基法有這樣的規定:「勞工繼續工作4小時,至少應有30分鐘之休息。」所以我認為可以這樣規定:「如無加班申請者,上班前30分鐘以內才能打卡,下班後30分鐘以內必須打卡」。這30分鐘應該是合情合理的,如果員工有異議,那就再縮短為15或20分鐘,這個打卡彈性時間必須得到多數員工的認同才行。

就算有了這樣的打卡彈性時間規定,總還是會有少數員工提前或延後打卡,怎麼辦呢?這時候就是要靠管理要求了!如果公司容忍這樣的行為,會被視為默認同意,那就要算加班費了。至於該怎麼去管理這樣的少數行為,只能靠主管和人資的智慧了!