最近發生某大公司的人資人員監守自盜,長期浮報薪資達數百萬元,這位基層人資人員的直屬主管及財務部門為何長期未發現此問題?相信很多人對這案例的管理疏漏感到十分詫異及不可思議!也有一家知名公司中國廠發生多部門的人員長期集體貪汙事件,造成公司損失數十億元。對於財務會計、採購、人資、業務等監守自盜的案例時有耳聞,屢見不鮮。

在公司運作管理上,舉凡涉及到金錢、資訊及人員的管理,就一定會有相關的授權和稽核管理機制,然而授權的影響及重要自不在話下,每家公司會視其組織架構和作業特性來律定相關的規定。

以這個人資浮報薪資的案例來說,該公司有資訊系統計算薪資,人資人員乃利用系統產出的資料與呈核的手工表單之間的轉換過程,進行薪資資料的篡改,該公司事後也一定會加強確保薪資正確的相關稽核改善措施,包括縮減負責薪資作業的人資授權。在此想談的是:該如何進行授權才適當?

授權就是可容忍下屬的犯錯空間

正好最近有客戶問及有關授權的問題,老闆夫妻胼手胝足打拼多年,一手包辦全公司所有事務,業績蒸蒸日上,漸感事務繁多、分身乏術,他們深知要放手授權給主管們的必要性,又擔心主管們沒有肩膀承擔,不知從何做起?怎樣的授權程度是合宜的?

很多人說授權是建立在授權者信任的前提下,而被授權者也必須願意承擔責任。但實務上,老闆或主管的授權其實還是存在著不信任和疑慮,不可能100%信任,某種程度上是不得已要授權,但深怕一旦放手會出現錯誤而猶豫不前。授權的啟動者是老闆或主管,由上而下,不授權就是自己要做,累死也不要抱怨下屬,而授權是漸進式的,沒有一定的範圍,是依照可容忍下屬犯錯的空間而定。這裡有個關鍵「容忍」,也就是要真正的放手,忍住不馬上說。這對剛授權的老闆和主管是一種折磨和修練,但如果只是表面的假授權,實則還是垂簾聽政,那還不如不要授權。

被授權是責任和訓練

被授權意味了要承擔更多的責任,有的人被授權會戒慎恐懼、戰戰兢兢,有的人則可能會趾高氣昂,拿著雞毛當令箭,對被授權者而言,這是上司賦予的責任,代表了對你的期待,做得好可能會增加授權,做不好也隨時可以收回。我們可常見職場裡一些人抱怨上司又要馬兒跑,又要馬兒不吃草,不給資源,不給授權,但一旦被授權了,又推三阻四。無論如何,巧婦難為無米之炊,要訓練下屬成長最好的方式就是授權。

授權不代表不要管

另外常見的一種狀況:授權了等於是撇清責任。這會出現在分層管理的組織裡,有些上級主管認為既然授權給下屬,他就應該負完全責任,做錯了就追究被授權者的責任,一付事不關己的樣子。大家都知道這樣是錯誤的想法,授權應是團隊分工,身為主管,也應對工作任務的執行成果承擔一定程度的指導與督導之責。所以一般公司在授權的執行規定之外,還會有稽核的機制,不論定期或不定期,還是會由主管或是另一部門人員的複核糾正,進行必要的管理作為。

大型企業都有不錯的授權管理制度,然中小企業在實務上又該如何授權呢?現提供一些實際參考作法:

授權的形式

授權的形式可分為二種:制度化授權及口頭授權。

制度化授權就是將相關授權內容規範以文字方式明確律定並公布周知,讓全體員工平日作業時都能清楚按照公司授權規定執行。口頭授權通常是上司針對某項工作,在自己的權限範圍之內,以口頭方式授權給下屬,以方便下屬執行時提升效率,這種口頭授權可以是部分授權,但不具有制度面的正當性,只能說是主管跟下屬之間的工作默契,一但出問題時,主管必須承擔完全責任。

授權該從哪裡開始?

前有提及:舉凡涉及到金錢、資訊及人員的管理都可以授權,但公司運作百百種,該從哪些方面開始實施呢?我建議:

第一階段先從人資管理的請休假和考核二方面開始,讓下級主管先自己管理團隊的每日出勤,請休假的天數在半天或一天以內,授權給他自己核准,對部門工作的影響也由他自己衡量及承擔,這個請休假天數的授權可以視狀況逐漸增加。另外是考核授權,畢竟主管要管理帶領其團隊,如果沒有考核授權,他恐將面臨指揮困難的窘境,但考核授權也要有所限制規範,關於考核獎懲所涉及的薪資或獎金應由上級核決主管或公司統一規定行之,不建議直接給予薪資或獎金調整的授權。

第二階段可再增加招募錄用及離職的授權,在公司相關規定之前提下,由主管自己面試決定基層職員工的錄用(薪資應以公司規定核敘),且負責自己團隊成員去留的影響及後果,這樣可減少其對下屬的抱怨,能更專注在領導團隊的工作上。

第三階段則可給予一般性庶務日常用品的請購授權,在公司有總量控管機制的前提下,庶務性日常用品因為價格不高且消耗快,可讓主管自行決定請購數量,使其對所屬團隊的日常成本負責。

第四階段才去考慮其他涉及金額較大的財務、薪資獎金、請採購或業務等之授權,

對中小企業而言,授權是組織管理的學習必修課程,必須在作業效率跟錯誤成本之間拿捏得宜,沒有絕對的對與錯,不管是給予哪些授權,都應是從小範圍做起,再逐漸增加,重點是在授權的過程中,授權者及被授權者都能學到更好的管理,使公司運作能更有效率!