個人在國內外企業擔任人資管理主管及從事人資顧問工作近二十年來,實際處理過很多人資疑難雜症的問題,深刻體會到:勞基法條文寫得很明白清楚,也有很多法院判例可參考,上網即可找到,但每個產業有不同的特性,每家公司有不同的制度規定,甚至是每個個案也有不同的狀況,對相關適用法令的解讀也是一大問題,而人資人員夾在其中,該如何妥善處理才是真正的重點。

希望透過這個分享平台,把自己二十年來的實務處理經驗,能給人資夥伴們一些實際執行的參考。近年來勞動檢查越加頻繁,對企業營運產生不小的影響與衝擊,在相關勞動法令規定的前提下,來確保企業經營安全與勞工就業權益。勞檢項目可分為二大類:「安全衛生檢查」及「勞動條件檢查」,由於這平台是人資管理,故未來會針對勞動條件檢查(簡稱勞檢),提供實際狀況與案例處理,用淺顯易懂的方式分享。

為什麼會被勞檢?
1. 電腦選的啦!(勞檢專案行業及隨機抽樣)
2. 員工檢舉告發!(此時去查誰舉發也沒用)總之,當看到勞檢員去你公司時,就乖乖受檢吧!

勞檢程序
1. 提供資料:出勤記錄(上下班打卡、請休假、加班)、勞工名卡/冊、工資發放記錄證明等。
2. 缺失書函:勞檢單位針對初步提供的資料,發文列舉檢查出的缺失,並要求限期補充資料說明。
3. 裁罰確定:勞檢單位依補充改善之資料做出最後裁定違法事項,並依法裁定罰鍰。
4. 補正措施:不是繳了罰鍰就沒事,後續的補正措施還是要確實完成。

大家都知道勞檢缺失是採一罪一罰,最近也修法會根據企業規模及違法情節狀況而提高罰鍰,如前陣子的499風暴,該電信公司及人力派遣公司就各被罰鍰100萬元。但一般來說,勞檢單位其實也是希望違法企業能改善,如果是初犯或非惡性重大,通常還是會先以最低罰鍰金額裁罰。

如何因應勞檢?
勞基法條文很清楚,公司有哪些違法其實也心知肚明,勞檢程序也是規定好的,遇到了也一定要走完,關鍵是人資人員在實際處理勞檢的過程中,有那些眉角要注意?現提供一些參考作法:

1. 老闆不在!
勞檢員到公司時會表明身分或出示證件,詢問公司登記的負責人,此時即使老闆在公司,也要說不在,由人資或其他人員接待就好。這作法只是不要讓老闆尷尬地直接面對勞檢員!

2. 書面資料切勿造假!
提供的勞檢資料一定要是書面,口說無憑,也千萬不能造假,有甚麼就給甚麼,造假的資料很容易透過勾稽查出來,只能怪自己平常沒做好,以後改善就好。

3. 慎選委託人!
通常老闆不會親自向勞檢單位說明,可以寫委託書由他人代為說明處理,這個被委託人最好是了解公司規章制度及實際狀況,因為在勞檢說明過程中,如果是資淺人員回答得七七八八,會讓勞檢員覺得是在閃躲問題。

4. 不要硬凹!
這點非常重要!除非能確定公司完全沒違法,否則在面對勞檢員的過程,要保持著一種誠懇的態度:虛心認錯是因為不瞭解法令,不是故意的,以後會改善等等。甚至可以請教勞檢員指點改善,讓勞檢員感受到真心的改善誠意。(以後要真的改善!)

5. 了解勞檢員的虛實
勞檢員畢竟是公務人員,有其職責所在,需要對工作成果有所交代,除非能確定公司完全沒違法,否則最後裁罰金額,決定權在勞檢員。另建議在正式提供資料前去電勞檢員,詢問確定一些事項,此亦可研判出勞檢員是資深還是資淺,心裡有個底,也可作為選擇去說明的人選參考。

6. 準時提交資料
勞檢員會給予足夠的時間準備資料,絕對要準時甚至提前提供,這關係到勞檢員的觀感,延遲繳交會有資料不齊全甚至做假資料的嫌疑。

7. 設定停損點
遇到勞檢只能算倒楣吧,不是繳了罰鍰就結束,勞檢過後還是要真實面對相關問題,規劃如何改善的制度方案並確實執行,否則相同的問題還是會繼續發生,再被查到就是累犯,罰鍰會更高!

以上是在處理勞動檢查的過程中,實際上要注意的一些細節,這些其實也適用在勞資爭議調解的過程,往後會提供一些具體的勞檢案例及處理過程,敬請期待喔!